待办事项永无止境?重要计画一直无法完成,是因没想清楚「完成」的样貌

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文/葛瑞格.麦基昂Greg McKeown

界定「完成」是什麽样子 

四百年前,瑞典周边国家的海军势力与日俱增,国王古斯塔夫二世(Gustav II)为了保护自己的子民,认为瑞典的海军舰队迫切需要升级。他一心想建造一艘超大型军舰,找到知名造船商亨利克.海伯森(Henrik Hybertsson),委托他建造後来被命名为瓦萨号(Vasa)的军舰。 

古斯塔夫国王把这项造舰计画看得十分重要,拨出一大片坐拥一千棵大树的森林,做为木材的来源,甚至还打开皇室的金库。他向海伯森保证,只要计画能圆满完成,预算几乎没有上限。 

可惜的是,国王对最後完成的军舰应该是什麽样子,心中并没有清楚的想法。更确切地说,他对最终成品的想法改来改去。起初,这艘军舰的长度预计是33公尺,甲板上会有32口大炮。後来,即使木材已经按照原始规格裁切,国王还是要求船身长度改为37公尺。但海伯森的团队还没来得及做出必要的调整,国王又改变主意了。这次,他要求船身得41公尺长才够,大炮的规格也要改,原本一排32口大炮,现在改为「36口大炮,分成两排,再加上12口小型大炮、48 口迫击炮,以及10口其他小口径武器」。 

大约400名造船工人为此大费周章。然而,就在他们接近完工的时候,国王再一次改变主意,要求甲板上要有64口大炮。据说,这个消息对海伯森造成太大压力,竟使他心脏病发作,最後与世长辞。 

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海伯森死後,没完没了的计画持续进行,改由他的助手海因.雅各森(Hein Jacobsson)负责监工。计画的预算不断增加,工人投入更多劳力,国王继续改变最终目标,甚至要求在船身侧面、舷墙和艉板加上约700个华丽雕饰,不但对军舰来说毫无必要,而且要花一群专业雕塑家两年多的时间才有可能完成。 

1628年8月10日,瓦萨号终於驶离斯德哥尔摩港口展开处女航,当时这艘船舰还没正式完工,也尚未经过适当的测试以确保它能在公海的条件下生存。与此同时,国王还有闲情安排庆功仪式,施放烟火,请来外交使节,排场盛大:「船驶离港口的时候,炮门打开,炮口向外,以便发射礼炮向岸上的达官贵人致敬。」 

突然间,一阵风鼓满船帆,瓦萨号这艘庞然大物严重倾斜。大炮跌入海中,水从炮门灌进来。尽管船员费了九牛二虎之力抢救,水几乎是瞬间淹进舰炮甲板和船舱,使船身更加不稳。很不幸地,瓦萨号只花了50分钟就完全沉没,还带走船上53条性命,而此时瓦萨号出海才不到1,300公尺。 

就这样,瑞典历史上最昂贵的军舰计画只航行了不到1海里,就沉入大海,这一切都是因为国王不断重新界定「完成」的样貌,导致计画很难以安全的方式实现。 

如果你想让某件事难以完成,只要把目标尽量弄得模糊不清,事情就绝没有完成的可能性。因为从本质上来说,一个没有明确终点的计画是永远不可能完成的。你可以不断花时间原地踏步,可以持续调整改进,可以决定放弃(最後通常会),不管做什麽,要完成一个重要的计画,一定要明确界定「完成」的样貌。 

这个道理好像很明显,但不妨想想你正在进行的大部分重要计画,对於计画完成的样貌,你心中究竟有没有清楚的想法? 

小微调的大代价 

有时候,重要计画之所以一直无法完成,是因为我们永无止境地微调再微调,不断折腾。举例来说,我的编辑曾经收到某位经纪人寄来一份新书大纲,读後觉得十分精采。第二天,经纪人寄来更新的版本,并在电子邮件中说:「作者做了一些修改。」她读了更新版本,感觉上差不多。两天後,她又收到另一个版本,跟第一版比起来反而没那麽优美,但作者就是无法停止调整书稿。 

不论我们是在写新书大纲、为客户准备一份演讲稿、打造一艘军舰,还是做任何其他事情,小调整一开始确实可以使事情有显着的改进。但到了某个点上,报酬递减法则开始发挥作用,付出的努力就会超越事情的进展。对我来说,「完成」的定义就是投入的努力开始大於产出之前的那个点。 

要避免付出时间和努力换来的报酬递减,务必明确界定事情「完成」的样貌,做到之後,就该马上歇手。 

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给自己1 分钟想清楚 

每个人都有想要实现的重要计画,却经常发现自己一直在浪费时间原地踏步,计画始终到不了终点线,完成之日遥遥无期。解决之道往往很简单,只要决定「越过终点线」实际上会是什麽情形就可以了。 

厘清「完成」是什麽样子,不但能帮助你实现计画,还可以促使你着手去做。很多时候,我们不断拖延或迟迟无法踏出计画的第一步,是因为心中没有明确的终点线。一旦你能界定「完成」是什麽样子,显意识和潜意识就会接收到清楚的指示,各就各位,你就可以起步迈向那道终点线了。 

◆模糊的目标 

◆「完成」的样貌 

减肥 →

我低头看体重计的时候,会看到80(公斤)这个数字 

多走路 →

计步器连续14 天显示我每天走1万步 

多读几本书  →

在我的电子书阅读器上,

《战争与和平》(War and Peace)的阅读状态显示为「完成」 

交出大报告 →

打完长达12 页、包含许多具体示例和可行建议的报告,

并能想像客户看了会说:「太棒了!」 

推出新产品 →

找到10 位测试版用户试用新应用程式一星期,并给予意见回馈 

完成一集Podcast →

Podcast 完成录音并上传档案 

不可思议的是,只要肯花1分钟专心想一想,一切就会显得清晰无比。举例来说,当你必须达成一项重要计画,花60秒钟闭上眼睛,在脑海中想像计画完成、把它从待办事项清单杠掉会是什麽情形:「把客户提出的疑问全都处理完毕,并且从头检查一遍。」只要心无旁骛的1分钟,就可以厘清「完成」是什麽样子。 

厘清你想要的成果是什麽,再没有什麽比这更能让人专注了。你所有的资源都会各就各位,合力去实现这个成果。 

列出「今日完成」清单 

「完成」这个概念并不总是适用於个别任务或计画。我们都曾经看着彷佛永无止境的「待办事项」清单,心头压力山大—通常随着一天结束,清单会变得比一天开始时还要长,简直就像一场赢不了的战争。那麽,我们要怎麽知道一天的工作已经「完成」了呢?我和安娜喜欢列一张「今日完成」清单。 

今日完成清单要列的,不是理论上可以在当天完成的事情,也不是我们主观上希望完成的每一件事。这些事情铁定远远超出实际可运用的有限时间。而我们的今日完成清单列出的,是能带来有意义和重要进展的事情。在列这份清单的时候,有一个检验方法是,想像某项工作完成时你会有什麽感觉,问自己:「我如果能完成清单上的每件事,这天结束时我会感到满意吗?还有没有什麽其他重要任务是如果没做,我会整晚於心不安的?」第二个问题你如果回答有,这项任务就应该列入「今日完成」清单中。 

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